Ефективний тайм-менеджмент – це один із ключових аспектів планомірної роботи. Перевантаження на роботі є найбільшим чинником, що сприяє вигоранню, і коли воно поєднується з відчуттям втрати контролю – наприклад, коли у вас занадто багато справ і немає часу, щоби їх виконати – це може створити “ідеальний коктейль” вигорання. Як лікар ви маєте щодня безліч справ. Вам може здатися, що ви нічого не можете вдіяти із цим, але це не так. Важливо зрозуміти, що немає “чарівної пігулки” – і тайм-менеджмент не може позбавити вас усіх проблем, але може надати більше контролю та розуміння пріоритетів і часу.
Міфи про тайм-менеджмент
Управління часом – це розпланувати свій день похвилинно
Навпаки, це навіть шкідливо! Ефективний тайм-менеджмент допомагає оптимізувати завдання та час на їх виконання, а не заганяти себе в рамки. Постійно розписаний похвилинно день – це прямий шлях до набуття тривожності та вигорання. Тому важливо достатньо гнучко планувати власний і робочий час, правильно розставляти пріоритети. Не потрібно намагатися встигнути все – потрібно встигнути лише те, що треба.
Є універсальна методика, яка допоможе всім
Жодна методика не буде працювати “за книжкою”. Будь-яку пораду, методику потрібно адаптувати під свій стиль життя. Це цікавий процес, адже після кількох спроб може утворитись унікальний підхід, який буде працювати саме на вас.
Тайм-менеджмент одразу змінить моє життя
Позитивні зміни, звичайно, будуть, але варто пам’ятати, що навичка управління часом та планування має закріпитися. Це як “ефект гарячої ванни”: ви вирішили змінити своє життя, мотивували себе, почали дотримуватися порад, а потім – як холоне ванна, так і холоне натхнення закріплювати звичку. Нові позитивні зміни ми завжди зустрічаємо із захопленням, але якщо не підкріпити самодисципліною – ми починаємо давати собі попуск. Сьогодні пропустили план і подумали, що почнете знову завтра, і все повертається у вихідне положення. Щоб управління часом не деградувало, потрібно себе дисциплінувати, поки це не стане звичкою.
4 основні помилки, які роблять медичні працівники
1. Погоджуватися на все, про що вас просять
“Ні” – це маленьке слово, яке має потужний ефект. Спробуйте більш критично ставитися до того, коли вас просять зробити щось додатково. Наприклад, прийняти ще трьох пацієнтів без запису або перервати прийом задля справи, що може почекати.Іноді бувають невідкладні ситуації, коли необхідно сказати “так”. Але більшість речей може почекати. Тому встановіть для себе межі та дотримуйтесь їх – наприклад, “Я не буду приймати більше, ніж стільки-то пацієнтів на день” або “Я не буду переривати прийом, якщо ситуація не критична”.
2. Непродуктивна робота до прийому пацієнтів
Якщо ви регулярно затримуєтеся допізна, щоби закінчити свою адміністративну роботу – спробуйте використовувати час до першого пацієнта, аби виконати всі адміністративні завдання, які залишилися з попереднього дня.
3. Робити все самостійно
Є багато завдань, які можна делегувати комусь, але ви й далі виконуєте їх самі. Можливо, є упередження, що ви зробите це краще та швидше, але це тільки на початку.У довгостроковій перспективі краще навчити співробітника (асистента) виконувати ту роботу, що може бути делегована. Спочатку піде більше часу на навчання й контроль виконання, щоб усе було зроблено належним чином. Але в майбутньому це збереже вам дуже велику кількість часу, яку ви зможете приділити більш важливим справам.
4. Витрачати час на неважливі справи
Спробуйте записувати свої дії упродовж дня. Зверніть увагу на те, чи робите ви щось, чим ви можете припинити займатися (що лише краде ваш час). Це можуть бути завдання, які ви можете виконувати більш ефективно, або речі, які ви робите лише тому, що вам колись сказали це робити, бо ваш попередник так робив, або просто “так заведено”.Зверніть увагу, скільки часу ви витрачаєте на обговорення новин за кавою або відвідування зустрічей, які не принесуть вам жодної користі.
6 порад, як покращити ситуацію
Зрозумійте, що часу вдосталь
Інколи нам здається, що часу немає взагалі, але це не так. Спробуйте зробити вправу, яка покаже, скільки реально ви маєте часу.
Візьміть аркуш паперу та намалюйте таблицю:
– 7 стовпчиків – це дні тижня;
– 15-16 рядків – це кількість активних годин (за умови, що ви спите 8-9 повних годин, на що я дуже сподіваюся);
– випишіть абсолютно всі свої справи, які ви робите впродовж дня (навіть приймання душу, час у дорозі, кава-брейки). У вас обовʼязково лишаться вільні клітинки – це і є ваш вільний час;
– зафарбуйте їх для наочності.
Пропишіть довгострокові та короткострокові цілі
Щоби розуміти вектор руху, а також справи, які є пріоритетними для вас та наближають вас до цілі, ви маєте сформулювати довгострокові та короткострокові цілі. Те, що б ви хотіли мати через місяць/рік.
Як правильно сформулювати цілі?
1. Ціль має бути конкретною та починатися з дії.
Наприклад, “розробити…”, “зробити…”, “отримати…”, і т.д.
2. Відповідати на питання “Що?”
Наприклад, “Отримати права”, “Запустити проєкт”, “Оптимізувати записи”
3. Можна деталізувати питанням “Який?”
“Оптимізувати записи на прийом через CRM-систему”
4. Мати хоча б приблизний термін виконання:
“Оптимізувати записи на прийом через CRM-систему до квітня 2023 року”
Пишіть списки справ
З огляду на поставлені перед собою цілі, потрібно сформувати списки справ. Помилково думати, що все можна втримати в голові. Це займає неймовірну кількість енергії, тому виписувати справи не тільки не соромно, а й корисно.
Мають бути 3 типи списків:
1. Глобальний – з довгостроковими планами та цілями
2. Місячний – з завданнями на місяць
3. Щоденний – з чітким переліком справ на день
Розставте пріоритети своїх завдань
Не буває так, що потрібно робити все й одразу – це якщо ви вважаєте, що все важливо. Тому треба навчитися розподіляти свої завдання. У цьому на допомогу стане матриця Ейзенхауера. Це проста схема визначення пріоритетності завдань та розподілу робочого навантаження.
По суті, це стратегія, яка дає змогу вам застосувати на практиці цитату, яку приписує Ейзенхауер: «У мене є два типи проблем: термінові та важливі. Термінові не є важливими, а важливі – ніколи не бувають терміновими».
Розподіліть свої завдання на чотири категорії (термінові та важливі, або менш термінові та менш важливі):
1. Перша категорія: Термінові та важливі (завдання, які потрібно виконати негайно). Це дуже важливі завдання, які потрібно зробити найпершими і якомога швидше. Як правило, це запити, отримані в останню чергу, через непередбачувані обставини. Зазвичай такі справи потрібно виконати в той самий день. Або це справи, дедлайн яких ось-ось настане.
2. Друга категорія: Важливі, але не термінові (завдання, які можна запланувати на потім). Це важливі довгострокові цілі або завдання, що не мають жорсткого дедлайну, тому їх можна запланувати. Бажано, щоби ці завдання не перетікали в перший квадрант і не ставали терміновими.
3. Третя категорія: Термінові, але не важливі (завдання, які можна комусь делегувати). Ці завдання потрібно зробити терміново, але вони не такі вже й важливі. Ймовірно, їх можна комусь делегувати.
4. Четверта категорія: Не термінові та не важливі (завдання, які можна прибрати з плану). Ці завдання лише відвертають увагу, тому за можливості їх уникайте.
Як визначити важливість та терміновість? Відповісти на 2 прості питання:
1. Це важливо?
2. Це терміново?
Правило “жаби”
Жаби – це найскладніші та водночас неприємні справи, які треба зробити. За них ми не хочемо братися й постійно їх відкладаємо. Такі “жаби” потрібно робити зранку:
1. Спочатку виконайте кілька найважливіших і неприємних завдань, а все, що дається легко – заплануйте на другу половину дня (коли закінчите з “жабами”).
2. Плануйте не більш ніж 2-3 таких завдань, а решту дня наповнюйте легкими та приємними справами.
Відстежуйте нові технології
У наш час є безліч додатків, які можуть спростити роботу та оптимізувати час. Найпростіший додаток – це календар. Варто дізнатись, чи можлива інтеграція вашого календаря із CRM-системою. У такий спосіб ви зможете бачити ваш актуальний розклад і вносити до нього корективи.
Якщо ви – користувач iOS, то за допомогою Siri або SMS-повідомлень ви можете швидко вносити запис незапланованого пацієнта до розкладу або забронювати собі обід чи час на адміністративну роботу.
Усе, що може бути переведено до електронного вигляду – має бути переведено. У такий спосіб ви спростите собі процес внесення записів.
Отже, визначте свої довгострокові та короткострокові цілі, не тримайте в голові весь список справ. Розставте пріоритети своїх щоденних завдань – не завжди потрібно робити все й одразу. Робіть хоча б одну найскладнішу справу зранку та розбивайте її на менші етапи. Стежте за новими технологіями та застосунками, які можуть оптимізувати ваш час.
І памʼятайте, що всі методики – це просто напрямок. Пробуйте, комбінуйте, підбирайте ідеальний баланс для себе.
Ірина Роздобудько
